竣工式企画の段取り｜式典の流れ・演出・注意点まとめ

1. 竣工式とは？目的と意義を理解する

(1) 竣工式の定義と目的

竣工式とは、建築物や土木工事などが無事に完成したことを祝い、関係者に感謝の意を表す式典です。建物の完成を祝うという意味では、上棟式と混同されることもありますが、それぞれ目的が異なります。

式典	目的	参加者
上棟式	建物の骨組みが完成したことを祝い、工事の安全を祈願する	工事関係者中心
竣工式	建物の完成を祝い、関係者に感謝を伝える	工事関係者、施主、来賓など

竣工式を行う主な目的は下記の通りです。

• 工事の無事完成を祝う
• 関係者への感謝を伝える
• 建物の完成を広く告知する
• 今後の事業の成功を祈願する

竣工式は、建物の完成という大きな節目を祝う大切な儀式です。関係者一同が喜びを分かち合い、今後の発展を祈念する場として、意義深いものと言えるでしょう。

(2) 竣工式を行うメリット

竣工式は、建物の完成を祝うだけでなく、様々なメリットをもたらします。関係者への感謝の表明や今後の事業展開をスムーズに進めるためにも、竣工式は重要な役割を果たします。主なメリットは以下の通りです。

メリット	説明
関係者への感謝表明	建物の完成には、様々な関係者の協力が不可欠です。竣工式は、設計・施工に携わった業者、地域住民、行政関係者など、関係者への感謝の気持ちを伝える貴重な機会となります。
社内外への広報効果	竣工式の様子をメディアに取り上げてもらうことで、企業イメージやブランド力の向上に貢献します。また、地域住民への認知度向上にも繋がり、今後の事業展開を円滑に進める効果が期待できます。
社内の一体感を高める	竣工式は、社員が一堂に会する場です。建物の完成を共に祝うことで、社員のモチベーション向上や組織の一体感を高める効果が期待できます。また、新たな事業拠点の完成を祝うことで、今後の事業展開への期待感を高める効果もあります。
ビジネスチャンスの創出	竣工式には、様々な業界の関係者が集まります。新たなビジネスパートナーとの出会いや、将来的な取引につながる可能性も秘めています。竣工式をビジネスチャンスの創出の場として活用することも可能です。

竣工式は、単なる儀式ではなく、関係者との良好な関係を築き、今後の事業を成功に導くための重要なステップです。これらのメリットを理解し、竣工式を効果的に活用することで、より大きな成果に繋げることが期待できます。

2. 竣工式までの準備と段取り

(1) 関係者への連絡と調整（招待客リスト作成、出欠確認）

竣工式を成功させるためには、関係者への周到な連絡と調整が不可欠です。まずは、招待客リストを作成しましょう。リスト作成にあたっては、過不足なく関係者を網羅することが重要です。下記の表を参考に、招待すべき関係者を洗い出してみましょう。

関係者	氏名・部署名	役職	連絡先	出欠確認
施工会社
設計事務所
協力会社
金融機関
地域住民
行政関係者
社内関係者

リスト作成後、速やかに招待状を発送し、出欠確認を行いましょう。出欠確認は、期日を設定し、電話やメール等で個別に確認するのが確実です。返信期日を過ぎても回答がない場合は、改めて連絡を取りましょう。

出欠状況を把握することで、会場の規模やレイアウト、 cateringの準備などを適切に進めることができます。また、アレルギー対応や特別な配慮が必要な方がいる場合は、事前に把握し、対応策を検討しておくことが重要です。これらの情報を整理し、関係者間で共有することで、当日の混乱を防ぎ、スムーズな式典運営を実現できます。

(2) 日程・会場の決定（会場選定のポイント、規模に合わせた会場選び）

竣工式の日程と会場は、成功を左右する重要な要素です。参加者の都合や会場の予約状況を考慮しながら、余裕を持って決定しましょう。

まず、日程については、関係者への出欠確認を早めに実施し、できるだけ多くの関係者が出席できる日程を選定します。祝日や週末は人気が高く予約が取りづらい場合もあるので、早めに会場の予約状況を確認することが重要です。

会場選びでは、参加人数、式典の形式、予算を考慮します。規模に適した会場を選ぶことで、式典をスムーズに進めることができます。

規模	会場
少人数（～50名）	会議室、ホール、レストラン
中規模（50～100名）	ホテル宴会場、式場
大規模（100名～）	専門式場、大ホール

会場選定の際には、以下のポイントに注意しましょう。

• アクセス：駅からの距離や駐車場の有無など、参加者にとってアクセスが良い場所を選びましょう。
• 設備：音響設備、照明、スクリーン、プロジェクターなど、必要な設備が整っているか確認しましょう。
• 雰囲気：式典の目的に合った雰囲気の会場を選びましょう。格式高い式典にはホテル宴会場、カジュアルな式典にはレストランなど、会場の雰囲気も重要な要素です。
• 費用：会場の使用料、設備のレンタル料などを含めた総費用を確認し、予算内で収まる会場を選びましょう。

これらのポイントを踏まえ、式典の目的に合った最適な日程と会場を選定することで、竣工式を成功に導くことができます。

(3) 予算の策定（費用の内訳、予算配分のポイント）

竣工式を成功させるためには、予算の策定が重要です。予算は、式典の規模や内容に応じて大きく変動します。適切な予算配分を行うことで、費用対効果の高い式典を実現できます。

まず、費用の内訳を把握しましょう。主な内訳は以下の通りです。

費用の内訳	内容
会場費	式典会場のレンタル費用
飲食費	ケータリング、飲み物代
備品・資材費	看板、テント、音響設備、記念品など
人件費	式典スタッフ、警備員など
広報費	案内状、招待状の印刷・発送費用
その他	予備費など

これらの内訳を踏まえ、予算配分のポイントを検討します。会場費と飲食費は、全体の予算の大部分を占めることが多い項目です。会場の規模や料理の内容を調整することで、費用を抑えることができます。また、備品・資材費については、レンタルを活用したり、必要最低限のものに絞ることで、コスト削減が可能です。

予算策定の際には、優先順位を明確にすることが重要です。例えば、限られた予算の中で、記念品を重視するのであれば、飲食費を抑える、あるいは招待客を絞り込むなどの工夫が必要です。

以下の点に注意して予算を策定しましょう。

• 複数の業者から見積もりを取り、比較検討する。
• 予想外の出費に備えて、予備費を計上しておく。
• 予算内で実現可能な式典内容を検討する。

適切な予算策定と配分を行うことで、満足度の高い竣工式を実現できるでしょう。

(4) 式典内容の企画（式次第作成、演出内容の検討）

竣工式の内容は、式典の目的や規模、参加者層などを考慮して決定します。式次第の作成は、式典全体の構成を把握し、円滑な進行を確保するために重要です。主なプログラムの内容と時間配分を明確にしましょう。

時間	内容	担当者	備考
10:00-10:05	開会の辞	司会者
10:05-10:15	挨拶	社長	事業概要説明
10:15-10:25	来賓祝辞	○○市長
10:25-10:35	施主挨拶	建設会社社長	感謝の言葉
10:35-10:50	鏡開き	関係者一同
10:50-11:00	テープカット	関係者一同	写真撮影
11:00-11:05	閉会の辞	司会者

演出内容については、式典に華を添え、印象的なものにするために、様々な工夫を凝らすことができます。例えば、以下のような演出が考えられます。

• 従来型の演出：鏡開き、テープカット、くす玉割り、餅まきなど
• 近年人気の演出：記念植樹、地元芸能団体によるパフォーマンス、竣工までの様子をまとめた映像上映など

これらの演出は、式典のテーマや雰囲気に合わせて選択・組み合わせることが可能です。参加者に感動や喜びを与え、竣工式を成功に導くために、綿密な企画と準備を行いましょう。予算内で実現可能な範囲で、最適な演出内容を検討することが大切です。

(5) 必要な備品・資材の手配（看板、テント、音響設備、記念品など）

竣工式を滞りなく行うためには、必要な備品・資材を事前に準備しておくことが重要です。式典の規模や会場の設備状況に応じて、必要なものをリストアップし、手配漏れがないようにしましょう。

必須	任意
受付台・椅子	テント
看板（式典名、会場案内など）	クーラー・ヒーター
音響設備（マイク、スピーカーなど）	モニター・プロジェクター
式次第・席次表	記念品
紅白幕・リボン	くす玉
テープカット用具（ハサミ、リボン、台座など）	鏡開きセット
筆記用具	撮影機材

屋外の会場では、天候に左右されないようテントや冷暖房器具が必要となる場合もあります。また、式典の様子を記録するために、カメラやビデオカメラなどの撮影機材の準備も検討しましょう。参加者へ配布する記念品は、竣工式を記憶に残るものにするためにも、こだわって選定することをおすすめします。

その他、式典の内容によっては、特別な備品が必要となる場合もあります。例えば、鏡開きを行う場合は鏡開きセット、餅まきを行う場合は餅まきの道具などを用意する必要があります。事前に式典の内容を確認し、必要な備品・資材を漏れなく手配しましょう。

備品・資材の手配は、外部業者に依頼することも可能です。業者に依頼する場合は、見積もりを複数社から取り寄せ、比較検討することが重要です。また、納期や設置場所、撤去方法なども事前に確認しておきましょう。

(6) ケータリング・引き出物などの手配

竣工式後には、立食形式のパーティーや懇親会を開くことが多いでしょう。参加者へのおもてなしとして、ケータリングや引き出物の手配も重要な準備項目です。

ケータリングを手配する際は、以下のポイントに注意しましょう。

• 参加人数の把握：正確な人数を事前に把握し、適切な量の料理を用意しましょう。
• 料理内容の選定：参加者の年齢層や好みに合わせて、和洋中など様々なメニューからバランス良く選びましょう。アレルギー対応なども確認しておきましょう。
• 会場との連携：ケータリング業者と会場との連携を取り、搬入や設置場所、時間などを事前に調整しておきましょう。

項目	詳細
参加人数	大人〇名、子供〇名
料理の種類	立食ビュッフェ、コース料理など
ドリンク	アルコール、ソフトドリンク
アレルギー対応	有無
予算	○○万円

引き出物については、竣工式を記念する品物として、実用的な物や地域特産品などが喜ばれます。参加者へ感謝の気持ちを伝えるとともに、会社のPRにも繋がるため、丁寧に選びましょう。

• 引き出物の選定：参加者の属性や好みに合わせた品物を選び、予算に合わせて個数や内容を調整しましょう。
• のし・包装：のしや包装にも気を配り、竣工式にふさわしい華やかなデザインを選びましょう。
• 配送：引き出物は、式典当日に持ち帰ってもらう方法と、後日配送する方法があります。それぞれのメリット・デメリットを考慮し、適切な方法を選びましょう。

ケータリングと引き出物は、参加者に満足感を与え、竣工式をより良い印象で締めくくるための重要な要素です。事前の準備をしっかりと行い、スムーズな運営を心がけましょう。

(7) 式典業者の選定（業者選定のポイント、見積もりの比較）

竣工式を成功させるためには、信頼できる式典業者を選ぶことが重要です。業者選定のポイントと見積もりの比較について解説します。

式典業者選定のポイント

• 実績と経験: これまでの実績や経験が豊富であるかを確認しましょう。実績が多いほど、様々な状況に対応できるノウハウを持っている可能性が高いです。
• 提案力: 企画や演出について、具体的な提案をしてくれる業者を選びましょう。自社のニーズに合った提案をしてくれるかが重要です。
• 費用: 見積もりを複数社から取り寄せ、比較検討しましょう。費用だけでなく、内容とのバランスも考慮することが大切です。
• 対応力: 問い合わせへの対応が迅速丁寧であるか、柔軟な対応が可能かを確認しましょう。

見積もりの比較

複数社から見積もりを取り寄せ、以下の項目を比較検討しましょう。

項目	説明
人件費	スタッフの人数や役割、拘束時間などを確認
会場費	会場使用料、設営・撤去費用などを確認
備品費	音響設備、照明、看板などの費用を確認
その他	ケータリング、記念品、印刷物などの費用を確認

見積もり内容を細かく確認し、不明点があれば業者に問い合わせて解消しましょう。価格だけで判断せず、サービス内容と合わせて総合的に判断することが重要です。実績や対応力なども考慮し、自社に最適な業者を選びましょう。

3. 竣工式当日の流れと演出

(1) 式典開始前の準備（受付、会場設営の最終確認）

竣工式当日は、滞りなく式典を進行するために、開始前に最終確認を行いましょう。特に受付と会場設営は、参加者に与える第一印象を左右する重要な要素です。

まず、受付の準備として、以下の項目を確認します。

• 受付場所の設置：スムーズな受付ができるよう、適切な広さを確保します。
• 受付担当者の配置：担当者には、名簿の確認や名札の配布、案内など、役割分担を明確に伝えます。
• 名簿・名札・筆記用具の用意：受付に必要な備品が揃っているかを確認します。
• 参加者への案内表示：受付場所が分かりやすいよう、適切な場所に案内表示を設置します。

項目	内容
受付場所	適切な広さを確保
受付担当者	役割分担を明確化
備品	名簿、名札、筆記用具
案内表示	分かりやすい場所に設置

次に、会場設営の最終確認を行います。

• 座席配置の確認：参加者の人数と席順を確認し、必要に応じて調整します。
• 音響・照明設備のチェック：音響や照明が正常に動作するかを確認します。
• 式典で使用する備品の確認：マイク、演台、プロジェクター、スクリーンなどが正しく設置されているか、動作に問題がないかを確認します。
• 会場装飾の確認：式典の雰囲気に合わせた装飾が適切に配置されているかを確認します。
• 緊急時の対応確認：避難経路の確認や、緊急時の連絡体制などを確認します。

これらの確認を怠ると、式典開始時に混乱を招き、参加者に不快な思いをさせてしまう可能性があります。スムーズな式典運営のためにも、事前の準備と最終確認を入念に行いましょう。

(2) 式典の基本的な流れ（開会の辞、挨拶、来賓祝辞、施主挨拶、鏡開き、テープカット、閉会の辞）

竣工式は、厳粛な雰囲気の中で執り行われる式典です。式次第に沿って、滞りなく進行することが重要です。一般的な式典の流れは以下の通りです。

時間	内容	担当者
開場	受付開始	受付担当
開始	開会の辞	司会者
	挨拶	主催者代表
	来賓祝辞	来賓代表
	施主挨拶	施主
	祝電披露	司会者
式典	鏡開き	関係者代表
	テープカット	関係者代表
	記念撮影
閉会	閉会の辞	司会者

式典は、司会者の開会の辞で幕を開けます。続いて、主催者代表による挨拶が行われ、工事の経緯や関係者への感謝が述べられます。その後、来賓を代表して祝辞が述べられます。施主からは、竣工を迎えた喜びと今後の展望が語られます。祝電が披露される場合もあります。

式典の中核となるのが、鏡開きやテープカットです。関係者代表が参加し、盛大に行われます。これらの儀式は、建物の完成を祝う象徴的な行為です。最後に、記念撮影を行い、司会者の閉会の辞で式典は終了します。

スムーズな式典進行のため、事前のリハーサルは欠かせません。時間配分や役割分担を明確にし、関係者間で共有しておくことで、当日の混乱を防ぐことができます。

(3) 演出アイデア（鏡開き、テープカット、くす玉割り、餅まき、記念植樹、パフォーマンス、映像上映など）

竣工式を華やかに彩る演出は、式典を盛り上げ、記憶に残るものにするための重要な要素です。目的に合った演出を取り入れることで、関係者への感謝の気持ちを表したり、企業イメージを高めたりする効果も期待できます。以下に、代表的な演出と、それぞれの演出が持つ意味や効果を紹介します。

演出	意味・効果	注意点
鏡開き	祝賀ムードを高め、今後の発展を祈願する	鏡の破片で怪我をしないよう、細心の注意が必要です。
テープカット	新たなスタートを象徴する	参加者にテープカット用のハサミを配布し、一体感を演出できます。
くす玉割り	祝賀ムードを高め、華やかさを演出する	くす玉の設置場所や、割るタイミングに注意が必要です。
餅まき	地域住民との交流を深め、感謝の気持ちを伝える	安全に配慮した上で、餅まきの範囲を明確にする必要があります。
記念植樹	事業の成長と発展を願う象徴として	植樹後の管理についても検討が必要です。
パフォーマンス	式典を盛り上げ、エンターテイメント性を高める	参加者の年齢層や好みに合わせたパフォーマンスを選ぶことが重要です。
映像上映	プロジェクトの軌跡や企業理念を伝える	映像の内容や上映時間、音響設備に注意が必要です。

これらの演出以外にも、竣工する建物や事業内容に合わせたオリジナルの演出を取り入れることも可能です。例えば、工場の竣工式では、製造ラインの見学ツアーを組み込んだり、商業施設の竣工式では、テナントの紹介を兼ねたイベントを開催したりするなど、工夫次第で多様な演出が可能です。

演出内容を検討する際には、式典の規模や予算、参加者の層などを考慮し、最適なものを選びましょう。

(4) 式典進行の注意点（時間管理、スムーズな進行、トラブル対応）

竣工式を滞りなく成功させるには、時間管理、スムーズな進行、トラブル対応を意識することが重要です。

まず、時間管理を徹底しましょう。式次第に基づき、各プログラムにどれくらいの時間を割くか事前に綿密に計画を立てます。

プログラム	時間	担当者
開会の辞	5分	司会者
挨拶	10分	社長
来賓祝辞	15分	来賓
その他

上記のように表形式でまとめると、全体の時間配分を把握しやすくなります。時間超過を防ぐため、リハーサルで時間を確認しておくことも重要です。

次に、スムーズな進行を意識しましょう。司会者は、式次第をしっかりと把握し、各プログラムをスムーズにつなぐ役割を担います。プログラムとプログラムの間には、間延びしないよう繋ぎの言葉などを用意しておきましょう。

また、不測の事態にも備え、トラブル対応策を事前に検討しておくことも大切です。例えば、マイクの故障や急な天候の変化など、想定されるトラブルとその対応策をリストアップしておくと、落ち着いて対処できます。

トラブル	対応策	担当者
マイクの故障	予備のマイクを用意	スタッフA
急な雨天	テントを用意	スタッフB
その他

これらのポイントを踏まえ、式典全体のリハーサルを行うことで、当日のスムーズな進行を確保し、竣工式を成功裏に終えることができるでしょう。

4. 竣工式後の対応

(1) 参加者へのお礼と報告

竣工式が無事に終了したら、速やかに参加者へのお礼と報告を行いましょう。感謝の気持ちを伝えることは、今後の良好な関係を築く上で非常に重要です。

まず、式典終了後すぐに、簡単な口頭でのお礼を伝えましょう。特に来賓や主要な関係者には、個別に感謝の意を伝えることが大切です。

その後、1週間以内に、正式な書面によるお礼状を送付します。お礼状には、式典への参加に対する感謝の言葉とともに、今後の事業展開への意気込みなどを添えると効果的です。

対象者	方法	内容	時期
全参加者	メール	参加への感謝、今後の展望など	1週間以内
主要な関係者	書面	個別メッセージ、今後の協力依頼など	1週間以内
その他関係者	書面	定型文	1週間以内

メールでのお礼は、迅速に感謝の気持ちを伝えられるメリットがありますが、フォーマルな場では書面の方が適している場合もあります。状況に応じて適切な方法を選択しましょう。

また、竣工式の様子をまとめた報告書を作成し、関係者へ配布することも有効です。報告書には、式典の概要、参加者数、今後の事業計画などを記載し、事業への理解と協力を深めることを目的とします。写真などを掲載すると、より臨場感のある報告書になります。

これらの対応を通じて、参加者との良好な関係を維持し、今後の事業展開を円滑に進める基盤を築きましょう。

(2) 式典費用の精算

竣工式後には、速やかに費用の精算を行いましょう。精算漏れやミスを防ぐため、事前に予算と照らし合わせながら正確に進めることが重要です。

まず、領収書や請求書を整理し、支出の内容を確認します。費用の内訳を把握することで、今後のイベント開催時の予算計画に役立ちます。

項目	内訳	予定額	実績額	備考
会場費	会場使用料、設営費	50万円	52万円
飲食費	ケータリング、飲み物代	30万円	28万円	参加人数の変動により減額
備品費	看板、テント、音響設備レンタル	10万円	10万円
記念品	参加者への記念品	5万円	5万円
その他	雑費	5万円	6万円
合計		100万円	101万円

表のような形で、項目ごとに予算と実績を比較することで、支出の状況を明確にできます。

また、複数人で精算作業を行う場合は、担当を明確にして、それぞれの役割分担を決めておくことで、効率的に進めることができます。精算が完了したら、関係者に報告を行い、透明性を確保しましょう。

不明点や疑問点があれば、関係者や業者に確認し、速やかに解決することが大切です。精算作業をスムーズに行うことで、竣工式後の業務を円滑に進めることができます。

(3) 今後の広報活動への活用

竣工式は、建物の完成を祝うだけでなく、企業や事業の信頼性を高め、今後の広報活動に繋げる絶好の機会です。式典の様子を記録し、様々な媒体で発信することで、より多くの関係者へアピールできます。効果的な広報活動を行うためのポイントを以下にまとめました。

媒体	内容	効果
ホームページ	式典の様子、建物の概要	企業イメージの向上、新規顧客獲得
SNS	写真や動画の投稿	情報拡散、認知度向上
プレスリリース	メディアへの情報提供	パブリシティ効果
社内報	社員への情報共有	モチベーション向上、帰属意識の醸成
パンフレット	建物の特徴や施工実績の紹介	営業ツールとしての活用

竣工式の様子を写真や動画で記録し、ホームページやSNSで公開することで、企業の活動や建物の魅力を広く発信できます。さらに、プレスリリースを配信することで、メディアに取り上げられる可能性が高まり、大きな広報効果が期待できます。社内報に掲載すれば、社員のモチベーション向上や帰属意識の醸成にも繋がります。また、竣工式の記録は、パンフレットなどに掲載することで、営業ツールとしても活用できます。

これらの広報活動を通じて、企業イメージの向上、新規顧客の獲得、取引先との関係強化など、様々なメリットが期待できます。竣工式を単なるイベントとして捉えるのではなく、今後の事業展開を見据えた戦略的な広報活動の場として活用しましょう。

5. まとめ：成功させるためのポイント

竣工式を成功させるには、事前の準備と当日の運営が重要です。準備段階では、目的を明確化し、綿密な計画を立て、関係者との連携を密にすることが大切です。式典の内容は、プロジェクトの規模や参加者に合わせて適切なものを選びましょう。

項目	内容
目的の明確化	竣工式を行う目的を明確にし、関係者間で共有することで、準備の方向性が定まり、スムーズな運営につながります。
計画的な準備	スケジュールを作成し、各タスクの担当者と期限を明確にすることで、準備漏れを防ぎます。
関係者との連携	関係部署や協力業者との緊密な連携は、円滑な式典運営に不可欠です。
適切な式典内容	プロジェクトの規模や参加者に合わせた式典内容にすることで、より効果的なものになります。
周到なリハーサル	事前にリハーサルを行い、当日の流れや役割分担を確認することで、スムーズな式典運営を実現できます。
臨機応変な対応	予期せぬトラブルが発生した場合も、落ち着いて臨機応変に対応することが重要です。

当日の運営では、時間管理を徹底し、スムーズな進行を心がけましょう。また、不測の事態にも対応できるよう、柔軟性を持つことが重要です。竣工式は、プロジェクトの成功を祝うだけでなく、関係者への感謝を伝える場でもあります。丁寧な対応で、好印象を与え、今後の関係構築にも繋げましょう。これらのポイントを押さえることで、竣工式を成功させ、関係者全員にとって意義深いものにすることができるでしょう。