「企画担当を任された！」会社の仕事であれ、学生のサークルやゼミの担当としてであれ、ひとつのプロジェクトを任されたというのは、自分を認めてもらえたようでとても誇らしいことでしょう。
とは言え、初心者の場合、まず何から取り組めば良いのか…また、どの様に進めていけば良いのか、分からないことばかりで戸惑うのではないかと思います。
今回は、初心者でもイベントの企画を進めていくために取り組むべき内容ならびに流れについて、ご紹介します。
まずはイベントの目的を明確にしよう！
イベントをっ企画するにあたってて、まず明確にしておきたいのは「目的」です。この目的を見失わなければ、きちんと筋が通ったイベントとなり成功へと近づきます。
・イベントの目的
・イベントのターゲット層
これを明確にすることで、イベントがブレずに進めていくことができます。もしイベントの目的を明確に決めることができなければ「誰に」「どうなってほしい」かを考えてみると良いでしょう。
企画を進めていくうえで、他社も交えて話し合いの場を設けることもあると思います。その際に、色々なアイディアが出てくると思います。様々なアイディアが出てくることでワクワクとした有意義な会議が行われるのは良いのですが、その勢いで本来の目的と離れた企画になってしまうことは、実はよくあることなのです…。
目的が明確になっていれば、例え会議途中で内容が若干脱線してしまったとしても、ブレることなく進めることができます。
イベントの目的に沿った企画を考えよう
イベントの目的とターゲット層が明確になったところで、その目的に沿った企画を考えます。この企画を考える上で大事な点が「ベネフィットを考える」ことです。
ベネフィットとはひと言で言うと「恩恵」です。そのイベントに参加することで得られる恩恵、いわゆるメリットが何であるかを考えましょう。参加者は何かしらのメリットが得られることでイベントへの参加を検討するのです。
よくあるベネフィットとしては、販促目的のイベントであれば来場者への試供品などのプレゼントがあります。セミナーや勉強会であれば、知識や技術など身に付くものでも良いのです。そのイベントの目的とターゲットに見合ったベネフィットを考えましょう。
「目的」「ターゲット層」「ベネフィット」を定めたうえで企画を考えていけば、より具体的な企画を考えていくことができるでしょう。
ターゲット層に刺さる宣伝方法を考える
ターゲット層に刺さる宣伝方法とは、いわゆる「集客」を意味します。イベントの成功は、この集客次第と言っても過言ではありません。いくらイベント内容が素晴らしいものでも、本来そのターゲットに含まれない人ばかりが集まっても、結果としてつながりにくいと言わざる負えません。
せっかく定めた目的とターゲット層を狙った集客を実現させるために、いくつかのポイントを紹介します。
①イベント参加のハードルを上げすぎない…例えば参加可能年齢や50問ものアンケートに回答するなど。イベントに参加する条件が厳しすぎると、多くの参加者が集まらない可能性があります。条件を絞って、厳選された人のみに適用したいのであれば異なりますが、まず間口を広げた集客を考えているのであれば、厳しすぎる条件は避けるべきと言えます。
②ターゲットに見合った宣伝方法を考える…例えばターゲット層の年代が良く使う媒体で宣伝を行うなど。宣伝告知をするための媒体の選出も重要です。最近ではSNSやインターネットを使った宣伝方法が一般的になっています。現在はスマホの普及から、幅広い年齢層が日常的に活用していますのでネットを使った宣伝は大変有力的であると言えます。ですが、高齢者の場合はどうでしょうか？
このように、ターゲット層が「普段関わっている媒体は何が多いか」を検討したうえで、宣伝告知を行っていきましょう。
運営マニュアルを作成しよう
イベントには多くの人が関わります。イベント成功のためにも、参加者全員の意識が統一され、作業内容や当日イベント会場での動きなど、ミスが無いように進めていくことが大切です。そのために、運営マニュアルを準備しておくと良いでしょう。
イベント当日のタイムスケジュールやコンテンツ内容、会場のレイアウトや司会進行に関する時系列まで。「これがあれば、事前説明が無く当日参加でお手伝いしても大丈夫！」というくらいの、具体的かつ詳細な運営マニュアルを作成しておくことをオススメします。
また、運営マニュアルには必ず「Ｑ＆Ａ（トラブル対処内容）」を盛り込んでいただくことをお忘れなく。トラブルになった場合には初動が大切と言います。万が一トラブルが発生したとしても、目の前のスタッフが即対応できればタイムロスも減らすことができ、全体的にスムーズに進めることができます。
そして、最後には会場の撤収作業内容やイベント終了後の作業についても、予定を記載しておくと終わった後もよりスムーズに撤収することができるでしょう。
予算管理も忘れずに
イベントの企画が予算ありき…のものでは大変制限のある、十分に魅力を発揮することができないイベントになってしまう可能性があります。企画を考えている最初の段階では、予算はいった置いておいて考えていくと良いでしょう。
とは言え、けっして予算を無視することはできません。初心者には予算管理までは大変難しいかもしれませんが、より綿密に企画書を作成することで予算も計算しやすくなることでしょう。まずは企画内容を具体的かつ詳細に考えていくことをオススメします。そのうえで予算を照らし合わせ、現実可能であるかどうかも含め、ブラッシュアップしていきます。
予算建てに不慣れな場合には、企画書の中に予算に関する項目も設けて、盛り込んでしまうと良いでしょう。
スタッフ間のコミュニケーションを測ることを忘れずに
イベントを成功させる鍵として集客をあげましたが、運営サイドのスタッフ間のコミュニケーションも成功するための重要な鍵を握ると言えます。スタッフ間のコミュニケーションがうまく回っていない時には、進行もスムーズに進むことが難しくなってしまい、イベント会場の雰囲気もなんとなく思い空気になってしまいます。
準備段階からスタッフ間のコミュニケーションの取り方を考えておくとともに、各ポイント毎でリーダーを設けるなど、連携が乱れないように調整することも考慮しておきましょう。
円滑かつスムーズにイベントを進めるためには、運営スタッフ間の良好なコミュニケーションは大変重要なポイントです。イベントの進行内容だけではなく、当日行った問題点なども即共有できるようにしておきます。
初心者でもイベント企画を成功させるよう！
初心者の方がイベントを企画する際に気を付けたいポイント、考えるべき内容についてご紹介しました。
イベント企画に限りませんが、何かをする時に最初は誰でも初心者からスタートです。失敗を含めた経験を重ねていくことが大切です。ぜひこのイベント企画をきっかけに、ご自身の成長にもつなげていただければと思います。
プルモーも微力ながらも、イベント企画に関するお手伝いをさせていただきます。イベントで使えるプロ仕様の演出機材のレンタルを行っております。
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